Счет выставлен, услуга или товар уже переданы, а оплата не приходит. Написать в лоб «где деньги» страшно, испортить отношения не хочется, а молчать себе дороже в буквальном смысле. Разбираем, как напомнить клиенту об оплате счета так, чтобы деньги пришли, а отношения с клиентом остались рабочими.

Молчание по счету почти никогда не значит отказ платить

Просроченный счет чаще всего не история про недобросовестность, а история про бухгалтерию, отпуск ответственного сотрудника или счет, который просто затерялся среди полусотни писем во входящих. Клиент, который специально не собирается платить, встречается реже, чем кажется в момент, когда напоминание уже третье, а денег все нет.

Это не повод бесконечно ждать. Это повод не начинать сразу с обвинительного тона, который скорее разозлит добросовестного клиента, чем ускорит оплату у недобросовестного.

Первое напоминание это информация, а не давление

Первое напоминание об оплате счета работает лучше всего как нейтральная проверка, а не как претензия. Задача, убедиться, что счет вообще дошел и не потерялся, а не намекнуть на подозрения в неоплате.

Второе напоминание называет конкретные последствия без угроз

Если после первого напоминания срок оплаты все равно прошел, второе сообщение может быть чуть конкретнее, но все еще без угроз. Разница с первым в том, что теперь называется точный срок просрочки и то, что от оплаты зависит дальше: следующая поставка, начало следующего этапа работ, продление доступа к сервису.

Например: «Добрый день. Счет номер 145 от 2 сентября просрочен на 6 дней. Уточните, пожалуйста, когда планируется оплата, это поможет мне подтвердить сроки по следующей поставке». Здесь называется факт и последствие, но не звучит угроза, только рабочая необходимость.

Третье напоминание фиксирует факт письменно

Третье напоминание об оплате счета имеет смысл делать более формальным: с номером счета, датой выставления, точной суммой просрочки и конкретной датой, до которой нужен ответ. Здесь уже уместно сослаться на договор, если в нем прописаны условия по просрочке, и по возможности продублировать напоминание не только в мессенджер, но и на почту, чтобы факт напоминания было легко подтвердить при необходимости.

Мы уже разбирали похожую логику вежливых, но настойчивых сообщений в статье «Клиент перестал отвечать: что писать, чтобы он ответил, а не молчал дальше», разница в том, что там речь о согласии на сделку, а здесь об уже согласованной оплате, поэтому тон может быть увереннее с самого начала.

Например, у нас в Mobilon One можно объединить Telegram и MAX в одно окно, при этом есть защита от блокировок: вся переписка по счету, включая дату первого напоминания и все последующие, хранится в одной карточке клиента, поэтому не приходится вспоминать, что и когда уже писали.

Что сделать

Главное

* WhatsApp принадлежит компании Meta, признанной экстремистской организацией и запрещенной на территории Российской Федерации.