РОП тонет либо в одной большой сводной таблице раз в месяц, либо наоборот, в потоке ежедневных цифр, из которых не складывается картина. Разбираем, какие отчеты нужны РОПу ежедневно, еженедельно и ежемесячно, чтобы контролировать отдел продаж, а не просто собирать цифры ради самого факта отчетности.

Отчеты РОПа делятся по горизонту, а не по важности

Частая ошибка, считать один отчет главным, а остальные вспомогательными. На деле ежедневный, еженедельный и ежемесячный отчеты отвечают на разные вопросы и не заменяют друг друга. Ежедневный отчет отдела продаж показывает, что происходит прямо сейчас. Еженедельный показывает тренд за несколько дней. Ежемесячный дает основание для решений, а не просто фиксирует факт.

Если смешать все три горизонта в один отчет, получится документ, в котором тонут и срочные проблемы, и долгосрочные тренды одновременно.

Ежедневный отчет отвечает на вопрос, что горит прямо сейчас

Ежедневный отчет отдела продаж нужен не для истории, а для того, чтобы успеть среагировать сегодня, а не через неделю. В него имеет смысл включать: скорость ответа клиентам за сегодня по каждому менеджеру, список заявок без ответа дольше установленного времени, сделки с плановым закрытием на сегодня и уже просроченные, кто из менеджеров отсутствует или явно перегружен, и сколько новых заявок пришло и кто их взял в работу.

Это отчет на пять минут чтения, а не на разбор с калькулятором. Если ежедневный отчет занимает больше времени, чем сама планерка, скорее всего, в него попало что-то из следующего горизонта.

Еженедельный отчет показывает тренд, а не снимок одного дня

Еженедельный отчет менеджера по продажам и всего отдела нужен для того, чтобы увидеть закономерность, которую не видно в разрезе одного дня. Сюда входят: конверсия по этапам воронки за неделю, сравнение менеджеров между собой по скорости ответа и конверсии, а не только по числу звонков, динамика по каналам, откуда реально приходят заявки, которые доходят до сделки, и доля просроченных задач и повторных звонков.

Именно на еженедельном горизонте становится видно, если один менеджер стабильно закрывает заявки быстрее остальных или, наоборот, стабильно теряет заявки на одном и том же этапе воронки.

Ежемесячный отчет нужен для решений, а не для контроля ради контроля

Ежемесячный отчет РОПа должен приводить к решению, а не просто фиксировать цифры за месяц. В него стоит включать: выручку к плану и динамику среднего чека, длительность цикла сделки и ее изменение по сравнению с прошлым месяцем, структуру причин отказа клиентов, а не только факт отказа, и то, какие сегменты базы или офферы сработали лучше остальных.

Мы уже разбирали, почему ручная проверка переписки не заменяет системный контроль, в статье «Как руководителю увидеть, что происходит в переписке с клиентами, не читая ее вручную», отчеты по трем горизонтам как раз и есть та система, о которой шла речь.

Например, у нас в Mobilon One можно объединить Telegram и MAX в одно окно, при этом есть защита от блокировок: скорость ответа, зависшие заявки и распределение нагрузки по менеджерам видны сразу на панели, без ручного сбора цифр по каждому каналу отдельно.

Что сделать

Главное

* WhatsApp принадлежит компании Meta, признанной экстремистской организацией и запрещенной на территории Российской Федерации.